Care este diferența dintre Certificatul de înregistrare (CUI-ul) firmei în format fizic și cel electronic

Certificatul de înregistrare al societății, sau CUI-ul, așa cum mai obișnuim să îl numim, este documentul emis de Oficiul Registrului Comerțului la momentul înființării societăți (SRL, SA) sau a oricărei alte entități juridice supuse înregistrării la Registrul Comerțului (PFA, II, etc.) și este unul dintre cele mai importante acte ale firmei.

Ce informații găsim în Certificatul de înregistrare

1. Codul Unic de Înregistrare (CUI),
2. Numărul de ordine în registrul comerțului (J/F),
3. Forma juridică a societății (S.R.L, S.A., P.F.A., etc.)
4. Sediul social
5. Obiectul principal de activitate, conform clasificării CAEN (clasificarea CAEN actualizată poate fi consultată pe CAEN Rev. 3 – AiSediu).

Forma în care poate fi emis Certificatul de înregistrare

Oficiul Registrului Comerțului poate emite Certificatul de înregistrare al societății în două formate, în funcție de opțiunea solicitantului: fizic sau electronic.

• Certificatul în format fizic: Este documentul clasic, pe hârtie. Acesta poartă ștampila autorității și semnătura olografă a persoanei autorizate să certifice actul.
• Certificatul în format electronic: Este versiunea digitală a certificatului, care conține aceleași informații ca și varianta fizică. Acesta vine sub forma unui fișier PDF semnat electronic de Registrul Comerțului cu o semnătură electronică calificată.

Trebuie să ai în vedere că eliberarea Certificatului de înregistrare al societății se poate face doar în una dintre cele două forme, electronic sau fizic, iar nu în ambele.

Opțiunea cu privire la formatul Certificatului poate fi exprimată la momentul înființării societății sau ulterior, atât prin completarea și depunerea unei cereri specifice în acest sens, cât și în cadrul unei proceduri de modificare a societății (mențiuni) la finalizarea căreia se emite un nou certificat. Similar, un Certificatul emis în format electronic poate fi schimbat cu unul în format fizic.

Care este diferența dintre Certificatul de înregistrare în format fizic și cel în format electronic

Între Certificatul în format fizic și cel electronic nu există nicio diferență. În oricare dintre variante ar fi emis, acesta produce aceleași efecte în relația cu autoritățile, instituțiile publice, băncile, persoanele juridice sau fizice.

Atât autoritățile, cât și instituțiile sau băncile acceptă Certificatul în format electronic, ca parte din politica de digitalizare a sistemului public.

Avantajele și dezavantajele Certificatului în format electronic

Avantaje:

• poate fi accesat de oriunde, prin intermediul unui dispozitiv electronic (telefon, tabletă, laptop, etc).
• poate fi trimis pe e-mail sau alte platforme digitale, facilitând partajarea cu autoritățile, partenerii de afaceri sau alte entități.
• nu există riscul deteriorării în timp;

Dezavantaje:

• necesită accesul la un dispozitiv electronic.

Avantajele și dezavantajele Certificatului în format fizic

Avantaje:

• pentru a-l prezenta nu este necesar accesul la un dispozitiv electronic (telefon, laptop, etc).

Dezavantaje:

• risc mai mare de pierdere sau deteriorare;
• într-un mediu tot mai digitalizat, documentele fizice pot fi mai greu de integrat în procedurile online, necesitând scanare sau fotocopiere, ceea ce poate implica timp și costuri suplimentare.

Indiferent de forma în care este emis, fizic sau electronic, Certificatul de înregistrare are aceeași valoare.

În funcție de necesitățile societății, poți alege formatul care îți este cel mai convenabil. Cu toate acestea, tendința actuală este emiterea Certificatului în format electronic, datorită avantajelor evidente legate de accesibilitate, în special în contextul digitalizării proceselor administrative.

Scapă de bătăi de cap! Specialiștii noștri te pot ajuta cu operațiunile la Registrul Comerțului.