Regulament de găzduire

Actualizat la data de 06.10.2024

Îți mulțumim că ai ales să faci parte din comunitatea ai sediu și ne bucurăm să îți fim aproape în drumul tău spre succes!

Din respect pentru tine și afacerea ta, dar și pentru că ne dorim să avem o colaborare transparentă, am pregătit mai jos un regulament de găzduire în care îți vom explica cum va decurge parteneriatul nostru.

În măsura în care există neclarități sau întrebări nu ezita să ne contactezi la datele de contact afișate pe website!

***

1. DEFINIȚII

• ai sediu – AI SEDIU S.R.L., cu sediul social în București, Bd. Dacia, nr. 133, et. D, Sectorul 2, înmatriculată la Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul București sub nr. J40/15723/2023, având CUI 48680092, e-mail office@aisediu.ro.
• Beneficiar – Entitate juridică constituită sau aflată în curs de constituire, după caz, față de care ai sediu prestează servicii de găzduire sediu social în baza solicitării transmise prin intermediul website-ului ai sediu.  
• Contract de găzduire – Documentul emis de ai sediu pentru a putea fi utilizat de Beneficiar în vederea înregistrării sediului său social la Registrul Comerțului. Contractul de găzduire constituie materializarea unui drept al Beneficiarului rezultat din colaborarea cu ai sediu, iar nu raportul juridic de colaborare în sine, care este guvernat de Regulamentul de găzduire.
• găzduire – Serviciu realizat de ai sediu constând în acordarea dreptului de folosință asupra unei locații deținute de ai sediu, exclusiv în vederea stabilirii sediului social al Beneficiarului.
• plată recurentă – Plată efectuată la intervale regulate de timp, din contul bancar al Beneficiarului, prin retrageri automate în baza datelor de card introduse de Beneficiar pe website-ul ai sediu.
• Regulament de găzduire – Documentul care stabilește ansamblul drepturilor și obligațiilor ale Beneficiarului și ai sediu în ceea ce privește serviciile de găzduire. Regulamentul de găzduire se consideră acceptat de către Beneficiar la momentul transmiterii solicitării de găzduire prin intermediul website-ului ai sediu și produce efecte până la încetarea Contractului de găzduire conform termenilor stabiliți în Regulamentul de găzduire.
• website-ul – www.aisediu.ro
• solicitare – Acțiunea Beneficiarului constând în completarea și transmiterea informațiilor necesare în vedere accesării serviciilor ai sediu prin intermediul website-ului. Acțiunea Beneficiarului va produce efectele unei solicitări în măsura în care vor fi parcurse toate etapele prevăzute pe website și vor fi furnizate toate informațiile necesare, transmiterea solicitării fiind confirmată în mod corespunzător prin afișarea unui mesaj. 

2. APLICABILITATE

2.1. Prezentul Regulament de găzduire se aplică în raporturile dintre ai sediu și Beneficiar începând cu momentul transmiterii solicitării de găzduire a sediului de către Beneficiar și până la momentul încetării Contractului de găzduire în condițiile prezentate în Secțiunea ÎNCETAREA CONTRACTULUI DE GĂZDUIRE.

2.2. Beneficiarul este de acord și își asumă faptul că prevederile prezentului Regulament de găzduire se consideră acceptate la momentul transmiterii solicitării de găzduire și produce efecte fără a fi necesară semnătura Beneficiarului sau ai sediu.

2.3. Beneficiarul declară că va respecta întocmai prezentului Regulament de găzduire, iar în măsura în care nu este de acord cu una sau mai multe dintre cerințele Regulamentului de găzduire poate înceta oricând raporturile cu ai sediu în condițiile prezentate în Secțiunea ÎNCETAREA CONTRACTULUI DE GĂZDUIRE.

3. PRESTAREA SERVICIILOR DE GĂZDUIRE SEDIU

3.1. Transmiterea solicitării de găzduire sediu, indiferent de tipul de abonament pentru care se optează, constituie momentul în raport de care începe prestarea serviciilor de găzduire sediu, chiar dacă emiterea Contractului de găzduire va interveni la un moment ulterior, cel târziu în termen de 24 de ore lucrătoare de la momentul procesării plății.

3.2. Serviciile de găzduire sediu social se consideră prestate, în mod continuu, începând cu momentul transmiterii solicitării de găzduire sediu social și până la încetarea Contractului de găzduire.

3.3. Contractul de găzduire constituie materializarea unui drept al Beneficiarului rezultat din parteneriatul cu ai sediu, iar nu raportul juridic în sine, care este guvernat de prezentul Regulament de găzduire. Astfel, Contractul de găzduire va fi semnat de către reprezentanții ai sediu și pus la dispoziția Beneficiarului, iar serviciile de găzduire sediu social se consideră prestate indiferent dacă Beneficiarul transmite sau nu către ai sediu Contractul de găzduire semnat de către reprezentanții săi.

3.4. Prin încheierea Contractului de găzduire, ai sediu nu își asumă sub nicio formă, direct sau indirect, vreo răspundere cu privire la actele și faptele întreprinse de Beneficiar în activitatea sa.

3.5. Având în vedere natura serviciilor de găzduire sediu social, raporturile juridice dintre ai sediu și Beneficiar constituie raporturi între profesioniști, nefiind aplicabilă legislația specială privind protecția consumatorilor. Ca atare, Beneficiarul nu se poate prevala, sub nicio formă, de un potențial drept de retragere, dar poate înceta Contractul de găzduire în condițiile prezentate în Secțiunea ÎNCETAREA CONTRACTULUI DE GĂZDUIRE.

4. CLAUZE SPECIFICE

4.1. În baza informațiilor furnizate conform solicitării Beneficiarului, ai sediu va emite în favoarea Beneficiarului un exemplar semnat al Contractului de găzduire în termen de 24 de ore lucrătoare de la transmiterea solicitării.

4.2. Obiectul Contractului de găzduire constă în acordarea dreptului de folosință asupra unei locații deținute de ai sediu, exclusiv în vederea stabilirii sediului social al Beneficiarului. Pentru claritate, în baza Contractului de găzduire, ai sediu nu va pune la dispoziția Beneficiarului folosința efectivă a locației.

4.3. Oferirea serviciilor de găzduire nu implică și operațiuni conexe la Registrul Comerțului cum sunt cele necesare pentru schimbarea sediului social. Pentru operațiunile desfășurate în fața Registrului Comerțului, Beneficiarul poate accesa serviciile partenerilor ai sediu, prezentate pe website, fără însă ca ai sediu să fie implicat, în calitate de prestator, în aceste raporturi.

4.4. La momentul parcurgerii formalităților de înregistrare a sediului social la Registrul Comerțului, Beneficiarul se obligă să declare la Registrul Comerțului că nu desfășoară activități la sediul social, urmând să autorizeze codurile CAEN exclusiv la terți sau la punctele de lucru. În baza Contractului de găzduire Beneficiarul nu va putea autoriza activități de birou la sediul social.

4.5. Beneficiarul înțelege faptul că ai sediu nu își asumă nicio obligație și/sau răspundere în legătură cu înregistrarea contractelor de găzduire a sediului social la Registrul Comerțului. În cazul în care schimbarea sediului social sau, după caz, înființarea societății nu s-a putut realiza din motive ce vizează de contractul de găzduire, Beneficiarul poate solicita sprijinul ai sediu pentru identificarea unei soluții sau poate opta pentru încetarea contractului de găzduire a sediului social în condițiile Regulamentului de găzduire.

4.6. Beneficiarul poate opta pentru unul dintre pachetele de găzduire de tip abonament, prezentate pe website, respectiv ai sediu pe durata nelimitată sau ai sediu pe durată de un an. Solicitarea privind serviciile de găzduire se consideră transmisă și va fi procesată de ai sediu numai după achitarea integrală a tarifului, în cazul abonamentului ai sediu pe durată de un an, respectiv după achitarea tarifului aferent primei luni, în cazul abonamentului ai sediu pe durată nelimitată.

5. GĂZDUIRE ai sediu PE DURATĂ NELIMITATĂ

5.1. În baza abonamentului ai sediu pe durată nelimitată se asigură servicii de găzduire a sediului social al Beneficiarului pe o durată nedeterminată de timp, până la momentul încetării de către oricare dintre părți în condițiile prezentate în Secțiunea ÎNCETAREA CONTRACTULUI DE GĂZDUIRE.

5.2. Din rațiuni ce țin de eficientizarea procedurilor desfășurate în fața Registrului Comerțului în cuprinsul contractului aferent abonamentului ai sediu pe durată nelimitată se menționează faptul că durata găzduirii este de 49 de ani, cu posibilitate de prelungire ulterioară, fără însă ca prin această clauză să se înțeleagă faptul că se urmărește limitarea abonamentului ai sediu pe durată nelimitată.

5.3. Tariful aferent abonamentului ai sediu pe durată nelimitată este cel prezentat în ofertă și se achită lunar, în mod automat, prin plăți recurente, în baza datelor de card introduse de Beneficiar pe website. După efectuarea plăților, Beneficiarul va primi facturile aferente prin mijloace de comunicare la distanță. Tariful din ofertă este indicat în Euro, dar se va achita de Beneficiar în Lei.

5.4. În cazul în care la data scadenței Beneficiarul nu deține disponibilități bănești în cont, blochează plățile sau refuză din orice alt motiv, în mod nejustificat, efectuarea plății abonamentului ai sediu își rezervă dreptul ca, în termen de maxim 15 zile calendaristice, să înceteze Contractul de găzduire și să notifice Registrul Comerțului în acest sens.

5.5. În cazul în care intervine o modificare a tarifelor pachetelor de găzduire, ai sediu va informa în mod corespunzător Beneficiarul, acesta având dreptul de a înceta, în mod necondiționat și fără perceperea unui tarif suplimentar, Contractul de găzduire.

5.6. Beneficiarul înțelege faptul că schimbarea sediului social la Registrul Comerțului reprezintă o operațiune distinctă și nu este inclusă în tariful achitat pentru abonamentul ai sediu pe durată nelimitată. Pentru operațiunile desfășurate în fața Registrului Comerțului, Beneficiarul poate accesa serviciile partenerilor ai sediu, prezentate pe website.

6. GĂZDUIRE ai sediu PE UN AN

6.1. În baza abonamentului ai sediu pe durată de un an se asigură servicii de găzduire a sediului social al Beneficiarului pe o durată limitată în timp, cu posibilitate de prelungire în baza unor acte adiționale.

6.2. Tariful aferent abonamentului ai sediu pe durată de un an este cel prezentat în ofertă și se achită integral la momentul transmiterii solicitării de încheiere a Contractului de găzduire către ai sediu prin intermediul website-ului. După efectuarea plății, Beneficiarul va primi factura aferentă prin mijloace de comunicare la distanță. Tariful este indicat în ofertă în Euro, dar se va achita de Beneficiar în Lei.

6.3. Beneficiarul înțelege faptul că schimbarea sediului social și prelungirea duratei de valabilitate a acestuia la Registrul Comerțului reprezintă operațiuni distincte și nu sunt incluse în tariful achitat pentru abonamentul ai sediu pe durată de un an. Pentru operațiunile desfășurate în fața Registrului Comerțului, Beneficiarul poate accesa serviciile partenerilor ai sediu, prezentate pe website.

7. PRELUAREA ȘI TRANSMITEREA CORESPONDENȚEI

7.1. Corespondența primită la sediul social găzduit de ai sediu va fi preluată și transmisă, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la primire, gratuit, în format PDF la adresa de e-mail indicată de Beneficiar, în condițiile de mai jos.

7.2. În acest sens, ai sediu va transmite scanat, față-verso, plicul primit, fără a-l deschide, solicitând Beneficiarului să îi comunice dacă dorește deschiderea plicului și transmiterea scanată a conținutului acestuia sau, pe cheltuiala Beneficiarului, transmiterea plicului nedesfăcut prin serviciul poștal sau curierat rapid la o adresă indicată de Beneficiar în e-mail. În lipsa unui răspuns din partea Beneficiarului, ai sediu va arhiva corespondența nedeschisă până la momentul încetării Contractului de găzduire.

7.3. În ceea ce privește serviciul de corespondență, ai sediu adoptă măsuri tehnice și organizatorice pentru protejarea confidențialității datelor cu caracter personal. În acest sens, ai sediu se obligă să nu colecteze, înregistreze, stocheze, utilizeze, divulge sau să prelucreze, în vreun fel, datele cu caracter personal sau informațiile de care ia la cunoștință, în mod dezinteresat, cu o ocazia deschiderii corespondenței, limitându-se exclusiv la operațiunea necesară scanării și transmiterii acesteia la adresa de e-mail a Beneficiarului. Ulterior transmiterii corespondenței scanate la adresa de e-mail indicată de Beneficiar, ai sediu va arhiva corespondența fizică, primită în original, cel mult până la încetarea Contractului de găzduire.

7.4. Beneficiarul este de acord și își asumă faptul că ai sediu nu este o societate care are ca obiect de activitate primirea, transmiterea și arhivarea corespondenței astfel că nu garantează și nu răspunde, sub nicio formă, de primirea, transmiterea, pierderea, integritatea sau alte asemenea în ceea ce privește corespondența Beneficiarului. Serviciul de corespondență este asigurat gratuit de ai sediu în considerarea bunelor relații de colaborare pe care le dezvoltă cu beneficiarii, fără însă ca prin aceasta să se înțeleagă că își asuma obligații de rezultat pentru acest serviciu.

7.5. Beneficiarul este de acord și își asumă faptul că ai sediu nu răspunde de pierderea sau depășirea unor termene de către Beneficiar ce rezultă din corespondența preluată chiar și în cazul în care transmiterea corespondenței se realizează peste termenul de 10 zile lucrătoare indicat mai sus.

7.6. Beneficiarul este de acord și își asumă faptul că ai sediu nu poate fi găsit răspunzător în situația în care corespondența nu a ajuns la adresa poștală indicată.

7.7. În cazul în care Beneficiarul nu solicită preluarea corespondenței în termen de 10 zile lucrătoare de la încetarea Contractului de găzduire, ai sediu poate considera că a renunțat la aceasta și va proceda la distrugerea corespondenței.

8. PLĂȚILE

8.1. Indiferent de tipul de abonament selectat, Beneficiarul va achita prețul serviciilor de găzduire a sediului social în baza datelor de card introduse pe website, urmând ca ulterior confirmării plății să se emită factura fiscală aferentă.

8.2. În măsura în care prețurile sunt afișate în Euro, plățile se vor efectua în lei la cursul valutar de 1 Euro – 5 Lei, indiferent de cursul afișat de banca Beneficiarului sau Banca Națională a României. Cursul valutar prestabilit are drept scop diminuarea costurilor de implementare tehnică a sistemului de procesare a plăților de către ai sediu și poate fi ajustat de ai sediu cu modificarea corespunzătoare a prezentului Regulament de găzduire.

8.3. Beneficiarul poate solicita ajustarea cursului valutar în măsura în care între cursul valutar afișat de ai sediu și cel disponibil pe website-ul oficial al Băncii Naționale a României există o diferență de cel puțin 5% (ex. 1 Euro – 4,75 Lei), urmând ca noul curs valutar să fie cel afișat de Banca Națională a României din ziua în care Beneficiarul a transmis solicitarea către ai sediu.

9. ÎNCETAREA CONTRACTULUI DE GĂZDUIRE

9.1 (i) Contractul de găzduire ai sediu pe durata nelimitată poate înceta prin denunțarea unilaterală de către Beneficiar sau ai sediu, cu respectarea unui termen de preaviz de 15 zile calendaristice. Beneficiarul poate denunța Contractul de găzduire prin intermediul unei notificări sau a butonului pus la dispoziție în prima secțiune a contului de utilizator.

9.2. Pentru claritate, ai sediu oferă Beneficiarului dreptul de denunțare fără perceperea unor costuri suplimentare sub condiția ca Beneficiarul să modifice în prealabil sediul social înregistrat la Registrul Comerțului. În măsura în care Beneficiarul figurează cu sediul social înregistrat la Registrul Comerțului la adresa ai sediu, denunțarea contractului nu produce efecte până la momentul la care Beneficiarul transmite către ai sediu dovada schimbării sediului la o altă adresă, tariful lunar aferent abonamentului urmând a fi datorat în continuare de Beneficiar până la data transmiterii dovezii schimbării sediului social la o altă adresă.

9.3. În cazul încetării Contractului de găzduire prin denunțare, tariful lunar achitat deja de Beneficiar nu se restituie indiferent de situația prezentată de Beneficiar.

9.4. (ii) Contractul de găzduire ai sediu pe durată de un an încetează de drept la împlinirea termenului de un an prevăzut în Contractul de găzduire. Pentru claritate, Beneficiarul nu are dreptul de a denunța Contractul de găzduire anterior împlinirii termenului pentru care a fost încheiat.

9.5. Prevederile de mai sus nu constituie o îngrădire a dreptului Beneficiarului de a-și stabili sediul social la o altă adresă.

9.6. În situația în care după expirarea perioadei contractuale pentru care s-a achitat prețul stabilit în Contractul de găzduire, Beneficiarul nu își schimbă sediul social la o altă adresă și nici nu solicită încheierea unui act adițional de prelungire, ai sediu are dreptul de a percepe suma de 47,5 Lei/lună până la data la care Beneficiarul își va înregistra la Registrul Comerțului sediul social la o altă adresă, indiferent dacă societatea Beneficiarului este sau nu activă în această perioadă. Plata prețului lunar se va face de către Beneficiar pe data de 1 a fiecărei luni pentru luna în curs, urmând ca ulterior să solicite emiterea facturii de către ai sediu. Plata cu întârziere a prețului lunar, conferă ai sediu dreptul de a percepe, începând cu data de 20 a fiecărei luni, penalități de întârziere de 0,5 Lei/zi de întârziere pentru fiecare lună restantă în parte.

9.7. Beneficiarul este de acord și își asumă faptul că ai sediu are dreptul de a rezilia Contractul de găzduire în situația în care Beneficiarul nu își îndeplinește una sau mai multe dintre obligațiile prevăzute în cuprinsul Contractului de găzduire și Regulamentului de găzduire sau săvârșește acte sau fapte de natură a prejudicia imaginea sau activitatea ai sediu.

10. DISPOZIȚII FINALE

10.1. Beneficiarul este de acord și își asumă faptul că ai sediu va redacta Contractul de găzduire și celelalte documente în legătură cu acesta în conformitate cu informațiile transmise de Beneficiar, acesta din urmă asumându-și în integralitate realitatea și acuratețea informațiilor puse la dispoziție în prealabil. Ca atare, ai sediu nu are obligația verificării și nu răspunde în cazul în care informațiile puse la dispoziție de Beneficiar sunt inexacte sau incorecte.

10.2. În cazul în care Beneficiarul sesizează erori cu privire la informațiile comunicate sau introduse în Contractul de găzduire, va comunica de îndată către ai sediu informațiile corecte, urmând ca acestea să fie corectate prin retrimiterea Contractului de găzduire sau încheierea unui act adițional, în raport de situația concretă. În cazul intervenirii unor astfel de situații, nu poate fi antrenată răspunderea ai sediu.

10.3. Beneficiarul se obligă să nu cesioneze și să nu își substituie o altă persoană, fizică sau juridică, în drepturile și obligațiile rezultate din Contractul de găzduire. Actul juridic încheiat cu încălcarea acestei prevederi este inopozabil față de ai sediu indiferent dacă au fost realizate formalitățile de publicitate prevăzute de lege.

10.4. Pentru îmbunătățirea serviciilor oferite, fără a aduce atingere drepturilor Beneficiarului și fără a stânjeni în niciun fel activitatea acestuia, ai sediu își rezervă dreptul ca, în măsura în care apreciază oportun, să cesioneze drepturile și obligațiile ce derivă din Contractul de găzduire. Cesiunea va opera fără acordul Beneficiarului și va fi adusă la cunoștința acestuia printr-o notă informativă.

10.5. Beneficiarul se poate adresa ai sediu pentru a lămuri orice situație intervenită pe parcursul derulării raporturilor contractuale sau pentru a sesiza o problema tehnică în legătură cu serviciile furnizate. În acest sens, ai sediu va depune diligențele necesare pentru a răspunde Beneficiarului într-un termen rezonabil, dar nu mai mult de 10 zile lucrătoare.

10.6. Prezentul Regulament de găzduire devine aplicabil în raporturile dintre ai sediu și Beneficiar din momentul transmiterii solicitării de găzduire de către Beneficiar, indiferent de pachetul ales și până la momentul încetării Contractului de găzduire.

10.7. Beneficiarul înțelege și declară că este de acord ca ai sediu să modifice unilateral prezentul Regulament de găzduire, Beneficiarului fiindu-i recunoscut dreptul de a înceta colaborare în măsura în care modificările aduc vreo atingere drepturilor sale recunoscute în varianta anterioară.

11. ABONAMENTUL SMART

11.1. Abonamentul Smart – operațiuni nelimitate la Registrul Comerțului este un pachet de servicii oferite de partenerii ai sediu, prin care Beneficiarii pot parcurge operațiunile necesare la Registrul Comerțului, indiferent de numărul acestora, pe toată durata găzduirii sediului la ai sediu, fără plata unor costuri suplimentare, cu excepția taxelor percepute de Registrul Comerțului.

11.2. Serviciile aferente abonamentului Smart – operațiuni nelimitate la Registrul Comerțului se realizează exclusiv de partenerii ai sediu, iar prețul serviciilor prestate în favoarea Beneficiarilor este suportat de ai sediu, cu excepția taxelor percepute de Registrul Comerțului, taxe care se achită separat de către Beneficiari.

11.3. Abonamentul Smart – operațiuni nelimitate la Registrul Comerțului se adresează exclusiv societăților cu răspundere limitată, persoanelor fizice autorizate și întreprinderilor individuale care funcționează conform legislației din România și poate fi utilizat doar pentru entitatea pentru care a fost activat.

11.4. Beneficiarul înțelege și este de acord că partenerii ai sediu vor realiza la Registrul Comerțului doar operațiunile prevăzute de lege și pentru care există o procedură afișată pe site-ul onrc.ro.

11.5. Sunt excluse din pachetul de servicii Smart – operațiuni nelimitate la Registrul Comerțului următoarele operațiuni:

• dizolvarea, lichidarea, radierea;
• schimbarea sediului social de la adresa ai sediula o altă adresă ca urmare a încetării contractului de găzduire.

11.6. Cu privire la aceste operațiuni Beneficiarul poate solicitata o ofertă separată, luând în considerare și raporturile de colaborare preexistente.

11.7. Abonamentul Smart – operațiuni nelimitate la Registrul Comerțului nu poate fi utilizat în mod abuziv, iar Beneficiarii vor depune toate diligențele necesare în vederea sprijinirii partenerilor ai sediu pentru realizarea operațiunilor în fața Registrului Comerțului în condițiile și termenele prevăzute de normele în vigoare.

11.8. Partenerii ai sediu nu garantează și nu răspund de durata și modalitatea în care Registrul Comerțului soluționează cererile formulate în numele Beneficiarilor, obligația asumată fiind una de mijloace, iar nu de rezultat. În cazul unor soluții nefavorabile, procedurile se vor putea reluata sub condiția îndeplinirii de către Beneficiari a tuturor cerințelor care se impun ținând cont de situația concretă și motivul respingerii cererii inițiale. Indiferent de situația invocată, răspunderea ai sediu și / sau a partenerilor ai sediu nu poate fi antrenată peste valoarea tarifului unic achitat de Beneficiar.

11.9. Încetarea contractului de găzduire sediu, indiferent de motiv, atrage și încetarea pachetului Smart – operațiuni nelimitate la Registrul Comerțului, iar tariful unic achitat de Beneficiar nu se restituie, indiferent dacă au fost sau nu realizate operațiuni la Registrul Comerțului pe durata abonamentului.

11.10. Prin plata tarifului, Beneficiarul acceptă în mod expres și necondiționat termenii prezentului Regulament de găzduire, inclusiv în ceea ce privește raporturile juridice cu ai sediu și partenerii ai sediu decurgând din activarea abonamentului Smart – operațiuni nelimitate la Registrul Comerțului.

***

În măsura în care există neclarități sau întrebări în legătură cu prezentul Regulament de găzduire nu ezita să ne contactezi!