Care este diferența dintre refacturarea și decontarea cheltuielilor

În lumea afacerilor, gestionarea corectă a cheltuielilor este esențială pentru a menține transparența financiară și conformitatea fiscală. Dar ce faci atunci când trebuie să recuperezi anumite cheltuieli de la clienți?

Alegi între refacturare și decontare, două mecanisme aparent similare, dar fundamental diferite din punct de vedere fiscal. Înțelegerea acestor concepte nu doar că poate salva timp, dar te poate proteja și de eventuale erori costisitoare.

Hai să descoperim împreună care sunt diferențele și cum să le aplici corect.

Refacturarea cheltuielilor

Potrivit dispozițiilor art. 286 alin. (3) din Codul fiscal, baza de impozitare a taxei pe valoarea adăugată cuprinde următoarele:

a) impozitele și taxele, dacă prin lege nu se prevede altfel, cu excepția taxei pe valoarea adăugată;

b) cheltuielile accesorii, cum sunt: comisioanele, cheltuielile de ambalare, transport și asigurare, solicitate de către furnizor/prestator cumpărătorului sau beneficiarului. Cheltuielile facturate de furnizorul de bunuri sau de prestatorul de servicii cumpărătorului, care fac obiectul unui contract separat și care sunt legate de livrările de bunuri sau de prestările de servicii în cauză, se consideră cheltuieli accesorii.

De ce sunt aceste prevederi importante?

Pentru că dispozițiile art. 30 alin (4) și (5) din Capitolul VII a Titlului VII din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal stabilesc următoarele:

(4) Orice cheltuieli cu impozitele și taxele datorate de o persoană impozabilă în legătură cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, dacă nu sunt incluse în prețul bunurilor livrate ori al serviciilor prestate, ci sunt recuperate de la clienți prin refacturare, se cuprind în baza de impozitare a taxei pe valoarea adăugată, potrivit prevederilor art. 286 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal. De exemplu:

• în cazul închirierii unei clădiri, impozitul pe clădiri datorat conform art. 455 alin. (1) din Codul fiscal de proprietarul clădirii se cuprinde în baza de impozitare a TVA, dacă operațiunea este taxabilă prin opțiune;
• ecotaxa datorată potrivit Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 196/2005 privind Fondul pentru mediu, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 105/2006, cu modificările și completările ulterioare, chiar dacă nu este cuprinsă în prețul bunurilor livrate, ci este facturată separat, se cuprinde în baza impozabilă.

(5) În sensul art. 286 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, orice cheltuieli accesorii efectuate de persoana care realizează o livrare de bunuri sau o prestare de servicii se includ în baza de impozitare a taxei pe valoarea adăugată, chiar dacă fac obiectul unui contract separat. Există o singură livrare/prestare în cazul în care unul sau mai multe elemente trebuie considerate ca reprezentând tranzacția principală, în timp ce unul sau mai multe elemente trebuie considerate cheltuieli accesorii care beneficiază de tratamentul fiscal al tranzacției principale referitoare, printre altele, la locul livrării/prestării, cotele, scutirile ca și livrarea/prestarea de care sunt legate. Furnizorul/ prestatorul nu poate aplica structura de comisionar prevăzută la pct. 31 alin. (4) pentru a refactura cheltuieli accesorii și nici pentru a refactura cheltuieli cu impozite și taxe conform prevederilor alin. (4).

Pentru o mai bună înțelegere a dispozițiilor citate, în cuprinsul Normelor metodologice de aplicare a Codului fiscal sunt indicate două exemple, redate mai jos.

Exemplul nr. 1: Pentru prestarea unor servicii de consultanță, prestatorul stabilește cu beneficiarul său că acesta va suporta și cheltuielile cu deplasările consultanților, respectiv transport, cazare, diurnă, alte cheltuieli. Toate aceste cheltuieli sunt accesorii serviciului principal, respectiv cel de consultanță și se includ în baza de impozitare a acestuia.

Exemplul nr. 2: O persoană impozabilă înregistrată în scopuri de TVA încheie un contract pentru livrarea unor bunuri pe teritoriul României către o altă persoană impozabilă. Toate cheltuielile de transport, asigurare pe timpul transportului, încărcare-descărcare, manipulare sunt în sarcina furnizorului, dar se recuperează de la client. Respectivele cheltuieli reprezintă cheltuieli accesorii livrării de bunuri, care se includ în baza de impozitare a livrării, beneficiind de tratamentul fiscal al tranzacției principale. Refacturarea acestora nu reprezintă o refacturare de cheltuieli în sensul pct. 31.

Tot astfel, dispozițiilor art. 30 alin (6) din Capitolul VI a Titlului VII din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal stabilesc și faptul că inclusiv cheltuielile cu transportul bunurilor livrate intracomunitar sau alte cheltuieli accesorii, cum sunt cele de asigurare sau de ambalare, se cuprind în baza impozabilă a livrării intracomunitare numai dacă, potrivit prevederilor contractuale, acestea cad în sarcina vânzătorului.

O altă ipoteză în care intervine refacturarea este cea prevăzută de art. 31 alin (4) – (6) din Capitolul VII a Titlului VII din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal citate în continuare:

(4) În cazul refacturării de cheltuieli, se aplică structura de comisionar conform prevederilor pct. 7 alin. (4) sau, după caz, ale pct. 8 alin. (3). Totuși, structura de comisionar nu se aplică în situația în care se aplică prevederile pct. 30 alin. (4) și (5), respectiv dacă sunt cheltuieli cu impozite și taxe sau sunt cheltuieli accesorii, care cad în sarcina furnizorului/prestatorului în legătură cu operațiunile pe care le-a realizat, fiind recuperate de la client.

(5) Se consideră că are loc o refacturare de cheltuieli, în sensul alin. (4), atunci când sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:

a) persoana impozabilă urmărește doar recuperarea contravalorii unor achiziții de bunuri/servicii care au fost efectuate pe numele său, dar în contul altei persoane;

b) persoana impozabilă nu recuperează mai mult decât cheltuiala efectuată.

(6) În măsura în care persoana impozabilă poate face dovada că singurul scop este refacturarea de cheltuieli, fiind îndeplinite condițiile prevăzute la alin. (5), nu este obligată să aibă înscrisă în obiectul de activitate realizarea livrărilor/prestărilor pe care le refacturează. Spre deosebire de situația prezentată la alin. (3), în cazul structurii de comisionar persoana impozabilă are dreptul la deducerea taxei aferente achizițiilor de bunuri/servicii care vor fi refacturate, în condițiile legii, și are obligația de a colecta taxa pe valoarea adăugată pentru operațiunile taxabile. Se consideră că la aplicarea structurii de comisionar exigibilitatea pentru operațiunile refacturate intervine la data emiterii facturii de către persoana care refacturează cheltuieli efectuate pentru alte persoane, indiferent de natura operațiunilor refacturate. Pentru fiecare cheltuială refacturată se va aplica regimul fiscal al operațiunii refacturate, referitoare, printre altele, la locul livrării/prestării, cotele, scutirile livrării/prestării refacturate.

Exemplul nr. 1: Un furnizor A din România realizează o livrare intracomunitară de bunuri către beneficiarul B din Ungaria. Condiția de livrare este ex-works, prin urmare transportul este în sarcina cumpărătorului, a lui B. Totuși, B îl mandatează pe A să angajeze o firmă de transport, urmând să îi achite costul transportului. Transportatorul C facturează lui A serviciul de transport din România în Ungaria, iar A, aplicând structura de comisionar, va refactura costul exact al serviciul lui B. Din perspectiva stabilirii naturii serviciului prestat, se consideră că A a primit și a prestat el însuși serviciul de transport, dar nu este tratat ca și un cumpărător revânzător, ci ca o persoană care refacturează cheltuieli, deoarece persoana impozabilă nu recuperează o cheltuială mai mare decât cea efectuată. Acest serviciu de transport se facturează de către C către A cu TVA, locul prestării fiind în România, conform art. 278 alin. (2) din Codul fiscal. A refacturează transportul către B fără TVA, serviciul fiind neimpozabil în România conform art. 278 alin. (2) din Codul fiscal.

Exemplul nr. 2: O societate care derulează operațiuni imobiliare are încheiate contracte de închiriere pentru diverse spații dintr-un bun imobil. În cadrul acestei activități, ea refacturează prestații care cuprind, pe de o parte, furnizarea anumitor utilități, și anume electricitate, încălzire și apă, precum și, pe de altă parte, colectarea deșeurilor, serviciile de curățenie în spațiile comune ale imobilului, transferând chiriașului costurile pe care le-a suportat pentru cumpărarea acestor bunuri și servicii de la terți furnizori. Trebuie să se verifice în cadrul fiecărei închirieri dacă, în ceea ce privește utilitățile, chiriașul are libertatea să decidă în privința consumului său în cantitatea pe care o dorește. Dacă chiriașul are posibilitatea să își aleagă prestatorii și/sau modalitățile de utilizare a bunurilor sau a serviciilor în cauză, prestațiile care privesc aceste bunuri sau servicii pot, în principiu, să fie considerate distincte de închiriere. În special, dacă chiriașul poate să decidă în legătură cu consumul de apă, de electricitate sau de energie pentru încălzire, care poate fi verificat prin montarea unor contoare individuale și facturat în funcție de consumul respectiv, prestațiile care privesc aceste bunuri sau servicii pot, în principiu, să fie considerate distincte de închiriere. În ceea ce privește serviciul de curățenie a părților comune a bunului imobil, acestea trebuie să fie considerate distincte de închiriere dacă pot fi organizate de fiecare chiriaș individual sau de chiriași în mod colectiv și dacă în toate cazurile facturile adresate chiriașului menționează furnizarea acestor bunuri și prestarea acestor servicii în rubrici diferite de chirie. În ceea ce privește colectarea deșeurilor, dacă chiriașul poate alege prestatorul sau poate încheia un contract direct cu acesta, chiar dacă, pentru motive care țin de facilitate, nu își exercită această alegere sau această posibilitate, ci obține această prestație de la operatorul desemnat de locator pe baza unui contract încheiat între aceștia din urmă, această împrejurare constituie un indiciu în favoarea existenței unei prestații distincte de închiriere. În acest sens a fost pronunțată și Hotărârea Curții de Justiție Europene în Cauza C-42/14. În toate situațiile în care livrările/prestările sunt distincte de serviciul de închiriere, locatorul aplică structura de comisionar, aplicând regimul fiscal adecvat pentru fiecare livrare/prestare în parte, în funcție de natura acestora.

Exemplul nr. 3: Societatea A din Franța își trimite angajații în România pentru negocierea unor contracte cu parteneri din România. Conform înțelegerii dintre părți, facturile pentru cazare, transport local și alte cheltuieli efectuate pentru angajații trimiși din Franța vor fi emise către partenerii din România, aceștia urmând să își recupereze sumele achitate prin refacturare către societatea A din Franța. Astfel, serviciile de cazare au locul în România, acolo unde este situat bunul imobil [art. 278 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal], și vor fi refacturate prin aplicarea cotei reduse de TVA de 9%, serviciile de transport local de călători au locul în România, acolo unde sunt efectiv prestate [art. 278 alin. (4) lit. b) din Codul fiscal], și vor fi refacturate prin aplicarea cotei standard de TVA.

Exemplul nr. 4: Societatea A încheie un contract de proiectare a unui bun imobil cu societatea B. În contract se stipulează că B va suporta cheltuielile de cazare, transport, masă, diurnă etc. ale salariaților lui A care realizează acest proiect. Pe factura emisă A menționează separat costul proiectării și costul așa-numitelor cheltuieli suportate de B. În această situație nu este vorba despre o refacturare de cheltuieli. Toate cheltuielile de cazare, transport, masă, diurnă etc., facturate de A lui B, sunt cheltuieli accesorii serviciilor de proiectare și trebuie să urmeze aceleași reguli referitoare la locul prestării, cotele sau regimul aplicabil ca și serviciul de proiectare de care sunt legate, conform prevederilor pct. 30 alin. (5). În acest exemplu nu se refacturează cheltuieli, deoarece toate cheltuielile respective sunt accesorii serviciului de proiectare, întrucât cad în sarcina prestatorului, chiar dacă sunt recuperate de la client prin refacturare.

Exemplul nr. 5: O societate X înregistrată în scopuri de TVA conform art. 316 din Codul fiscal închiriază către alte societăți spații dintr-un imobil pe care-l deține în proprietate. Societatea X are încheiate contracte cu furnizorii de utilități, respectiv cu furnizorii de energie electrică, energie termică și apă. Conform contractelor încheiate, societatea X refacturează către chiriași aceste utilități, care sunt considerate distincte de închiriere. În luna decembrie 2015 furnizorii de utilități emit facturi către societatea X cu TVA 24%. Faptul generator pentru aceste livrări intervine conform prevederilor art. 281 alin. (8) din Codul fiscal la data emiterii facturilor, respectiv în luna decembrie 2015. În luna ianuarie 2016, societatea X refacturează utilitățile către chiriași. Exigibilitatea taxei pentru operațiunile refacturate intervine la data emiterii facturii de către societatea X către chiriași. Întrucât faptul generator pentru operațiunile refacturate rămâne neschimbat și a intervenit în luna decembrie 2015, cota aplicabilă la refacturare este cota în vigoare la data faptului generator de taxă, respectiv 24%.

Un ultim mecanism ce trebuie analizat în contextul refacturării este cel al structurii de comisionar, redată în cele ce urmează:

• pentru livrarea de bunuri, art. 7 alin (3) din Capitolul IV a Titlului VII din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal stabilește faptul că în sensul art. 270 alin. (2) din Codul fiscal, persoana impozabilă care nu deține proprietatea bunurilor dar primește facturi pe numele său de la furnizor și emite facturi pe numele său către client, pentru respectivele bunuri se consideră că acționează în nume propriu. Persoana respectivă este considerată din punctul de vedere al taxei cumpărător și revânzător al bunurilor. Indiferent de natura contractului încheiat de părți, dacă o persoană impozabilă primește și/sau emite facturi pe numele său, acest fapt o transformă în cumpărător revânzător din punctul de vedere al taxei.
• pentru prestarea de servicii, art. 8 alin (2) din Capitolul IV a Titlului VII din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal stabilește faptul că în sensul art. 271 alin. (2) din Codul fiscal, când pentru aceeași prestare de servicii intervin mai multe persoane impozabile care acționează în nume propriu, prin tranzacții succesive, indiferent de natura contractului, se consideră că fiecare persoană este cumpărător și revânzător, respectiv a primit și a prestat în nume propriu serviciul respectiv. Fiecare tranzacție se consideră o prestare separată și se impozitează distinct, chiar dacă serviciul respectiv este prestat direct către beneficiarul final.

Exemplu: Societatea A prestează servicii de publicitate pentru produsele societății B. Serviciile sunt facturate către societatea C și aceasta le facturează către societatea B. Societatea C se consideră că a primit și a prestat în nume propriu servicii de publicitate.

Decontarea cheltuielilor

Potrivit dispozițiilor art. 286 alin. (4) din Codul fiscal, baza de impozitare a taxei pe valoarea adăugată nu cuprinde următoarele:

e) sumele achitate de o persoană impozabilă în numele și în contul altei persoane și care apoi se decontează acesteia, inclusiv atunci când locatorul asigură el însuși bunul care face obiectul unui contract de leasing financiar sau operațional și refacturează locatarului costul exact al asigurării, precum și sumele încasate de o persoană impozabilă în numele și în contul unei alte persoane.

De ce sunt aceste prevederi importante?

Pentru că dispozițiile art. 31 alin (3), (7) și (8) din Capitolul VII a Titlului VII din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal stabilesc următoarele:

(3) În sensul art. 286 alin. (4) lit. e) din Codul fiscal, sumele achitate de o persoană impozabilă în numele și în contul altei persoane impozabile reprezintă sumele achitate de o persoană impozabilă pentru facturi emise de diverși furnizori/prestatori pe numele altei persoane și care apoi sunt recuperate de cel care le achită de la beneficiar. Persoana care achită sume în numele și în contul altei persoane nu primește facturi pe numele său și nici nu emite facturi pe numele său. Pentru recuperarea sumelor achitate în numele și în contul altei persoane se poate emite, în mod opțional, o factură de decontare de către persoana impozabilă care a achitat respectivele facturi. În situația în care părțile convin să își deconteze sumele achitate pe baza facturii de decontare, taxa nu se menționează distinct, fiind inclusă în totalul sumei de recuperat. Factura de decontare se transmite beneficiarului însoțită de factura achitată în numele său. Persoana care a achitat facturile în numele altei persoane nu exercită dreptul de deducere pentru sumele achitate, nu colectează taxa pe baza facturii de decontare și nu înregistrează aceste sume în conturile de cheltuieli, respectiv de venituri. Beneficiarul ale cărui facturi au fost achitate de altă persoană își va deduce în condițiile legii taxa pe baza facturii care a fost emisă pe numele său de furnizori/prestatori, factura de decontare fiind doar un document care se anexează la factura achitată.

Exemplu: Persoana A emite o factură de servicii de transport către persoana B, dar factura lui A este plătită de C în numele lui B. Pentru recuperarea de la B a sumelor plătite, C are posibilitatea să emită o factură de decontare, dar care nu este obligatorie. B își exercită dreptul de deducere a TVA în condițiile stabilite de lege pe baza facturii emise de A, în timp ce o eventuală factură de decontare de la C doar se atașează acestei facturi.

(7) În sensul art. 286 alin. (4) lit. e) din Codul fiscal, sumele încasate în numele și în contul altei persoane, care nu se cuprind în baza de impozitare, cuprind operațiuni precum:

a) cotizații, onorarii, redevențe, taxe sau alte plăți încasate în contul unei instituții publice, dacă pentru acestea instituția publică nu este persoană impozabilă în sensul art. 269 din Codul fiscal, iar persoana de la care sunt percepute aceste plăți nu este și persoana care suportă costul acestora;

b) sume încasate în contul altei persoane, dacă factura este emisă de această altă persoană către un terț. Pentru decontarea sumelor încasate de la terț cu persoana care a emis factura, conform înțelegerii dintre părți, pot fi întocmite facturi de decontare conform prevederilor alin. (3).

(8) În cazul sumelor încasate de persoana impozabilă în contul altei persoane, dacă persoana impozabilă acționează în nume propriu, respectiv emite facturi sau alte documente către clienți și primește facturi sau alte documente pe numele său de la persoana în numele căreia încasează sumele, se aplică structura de comisionar prevăzută la pct. 7 alin. (4) sau, după caz, la pct. 8 alin. (3), chiar dacă nu există un contract de comision între părți.

Exemplu: O companie B încasează contravaloarea taxei radio TV de la clienți, pe care o virează apoi companiilor de radio și televiziune. Această taxă este menționată pe factura emisă de compania B, alături de propriile sale livrări/prestări efectuate.

Întrucât taxa radio TV reprezintă contravaloarea unei operațiuni scutite de TVA conform art. 292 alin. (1) lit. o) din Codul fiscal, fiind efectuată de posturile publice de radio și televiziune, compania B va păstra același regim la facturarea acestei taxe către clienți. Conform structurii de comisionar, posturile de radio și televiziune vor factura către compania B serviciile pentru care aceasta a încasat sumele în contul lor.

Concluzie

Refacturarea și decontarea sunt două instrumente distincte pentru recuperarea cheltuielilor. Ca regulă, refacturarea implică includerea cheltuielilor în baza de impozitare a TVA, în timp ce decontarea presupune recuperarea sumelor plătite în numele și în contul altei persoane, fără implicații TVA pentru persoana care a achitat facturile în numele altei persoane. Mai mult decât atât, în cazul decontării sumele recuperate nu se înregistrează în conturile de cheltuieli, respectiv de venituri.

Alegerea corectă între cele două instrumente nu doar că asigură respectarea legii, ci reflectă și profesionalismul în gestionarea relațiilor de afaceri.

Scapă de bătăi de cap! Specialiștii noștri te pot ajuta cu operațiunile la Registrul Comerțului. 

vezi ofertele